Highlights der Funktionalitäten
Der Event-Helper ist eine von Branchenpraktikern entwickelte SaaS-Lösung zur effizienten Planung, Steuerung und Durchführung von Veranstaltungen. Im Mittelpunkt steht die intelligente Unterstützung wiederkehrender Prozesse bei gleichzeitig hoher Flexibilität für individuelle Eventformate. Dadurch werden organisatorische Aufwände reduziert und die Qualität der Teilnehmererfahrung nachhaltig verbessert.
Die Anwendung ist unmittelbar einsatzbereit, da keine lokale Installation erforderlich ist. Sie wird browserbasiert betrieben und ist sowohl auf Desktop- als auch auf mobilen Endgeräten verfügbar. Einrichtung und Bedienung können eigenständig durch IT-affine Mitarbeiter erfolgen; zusätzliche administrative Unterstützung ist in der Regel nicht notwendig.
Teilnehmer können sich gezielt für Programmpunkte oder Workshops anmelden, wobei Kapazitätsgrenzen definiert und automatisch berücksichtigt werden. Alle relevanten Informationen– etwa Zeitfenster, Treffpunkte und Inhalte – sind unmittelbar verfügbar.( inkl. Abrechnung und Zahlungs-erinnerungen per mail bei Verzug - Stripe-Konto erforderlich)
Für den Zugang zur Veranstaltung wird ein personalisierter QR-Code generiert, der als Ticket dient und effizient per Scanner verarbeitet werden kann. Bereits im Vorfeld definierte Gruppenzugehörigkeiten werden im Nutzerbereich übersichtlich und visuell hervorgehoben.
Der Veranstaltungsablauf lässt sich detailliert und minutengenau planen. Präsentationen sowie Audio- und Videoinhalte können zentral hinterlegt und direkt gesteuert werden.
Moderatoren und Speaker erhalten dedizierte, geschützte Arbeitsbereiche, in denen sie Inhalte vorbereiten und hochladen können. Sämtliche Materialien werden strukturiert Zeitfenstern zugeordnet; Moderationsunterlagen lassen sich bei Bedarf direkt generieren und ausgeben.
Für die interne Abstimmung steht dem Organisationsteam eine integrierte Kommunikationslösung mit bis zu vier parallelen Kanälen zur Verfügung – funktional vergleichbar mit klassischen Funklösungen.
In Szenarien mit parallelen Programmpunkten, beispielsweise bei mehreren Infoständen, können Teilnehmer gezielt einzelnen Audiokanälen folgen und so Inhalte störungsfrei rezipieren.
Freigegebene Dokumente werden zentral bereitgestellt und können von Teilnehmern jederzeit heruntergeladen werden.
Ein integrierter PDF-Generator ermöglicht die automatisierte Erstellung personalisierter Dokumente, darunter Einladungen, Zertifikate oder Namensschilder.
Die Benutzeroberfläche lässt sich in der mobilen Darstellung flexibel an das Corporate Design der jeweiligen Veranstaltung anpassen.
Durch den modularen Aufbau kann der Event-Helper bedarfsgerecht erweitert und an spezifische Anforderungen angepasst werden.
Für internationale Formate steht eine Live-Transkription zur Verfügung, die auch mehrsprachig auf Displays ausgegeben werden kann; perspektivisch ist zudem eine direkte Sprachübertragung vorgesehen.
Die Lösung ist uneingeschränkt für mehrtägige Veranstaltungen ausgelegt und unterstützt deren durchgängige Planung und Durchführung.
Eine rollenbasierte Nutzerführung stellt sicher, dass jeder Teilnehmer ausschließlich die für ihn relevanten Informationen erhält – differenziert etwa nach Administration, Moderation, Speaker, Crew oder Gast.
Darüber hinaus können strukturierte, kategoriebasierte Equipment-Listen erstellt werden, entweder manuell oder scanbasiert, inklusive Export- und Downloadfunktion.
Umfragen analog zu gängigen Umfragetools können direkt im Event-Helper ausgeführt werden – hierfür ist keine zusätzliche Lizenz notwendig. Die Antworten können sowohl anonym als auch namentlich (inkl. E-Mail) erfolgen. Der Kreis der Teilnehmer kann entsprechend der Gruppenzugehörigkeit selektiert werden. Mit einer Benachrichtigung per E-Mail an die Nutzer kann zur Teilnahme an der Umfrage aufgefordert werden. Der E-Mail-Text kann individuell gestaltet werden.
Kontakt:
Tel.: +49 (0)151 4201 3575
anfrage@event-helper.info
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